Jak przygotować się do trudnej rozmowy

Wracam do filaru pracy z ludźmi, czyli komunikacji. Obserwuję, że niestety jest to bardzo niedoceniony obszar w kulturach organizacyjnych szkół. Chce się podzielić skryptem uczciwej kłótni, czyli przygotowaniem do rozstrzygnięcia kwestii spornej lub poinformowania o czymś, co nie jest dla Ciebie proste.

1. Wyznacz termin rozmowy.

Określasz czas rozmowy. Zadbaj, aby był wyznaczony w porozumieniu z drugą osobą, a nie narzucony. Narzucenie go może budować opór. Czasami jednak trzeba go narzucić, jeśli bezskutecznie próbujemy go ustalić z tą osobą.

2. Precyzyjnie opisz problem, bazując na faktach.

Poprosiłaś mnie o zorganizowanie konkursu wiedzy o krajach anglojęzycznych. W tym roku szkolnym współorganizowałam już apel i spotkanie z pisarką i nie chciałabym się aż tak bardzo angażować w organizację kolejnego przedsięwzięcia.

3. Wyraź pełną gamę uczuć.

Boję się o to Ciebie prosić. Mam obawy, że możesz zacząć postrzegać mnie jako osobę leniwą i buntowniczą, ale przez szacunek do Ciebie, chcę powiedzieć Ci, jak jest mi trudno w tej sytuacji. Rozumiem również Twoją sytuację. Konkurs został zapowiedziany we wszystkich szkołach na terenie miasta, a Kasia i Piotr, którzy mieli go zorganizować są na zwolnieniu lekarskim. Kiedy mówię Ci o odmowie mam dużo niepokoju w sobie.

4. Zaproponuj zmianę.

Chciałabym, abyś zapytała inne osoby. Być może jest wśród nich ktoś, kto chciałby się zająć organizacją konkursu. Mogę włączyć się w pomoc, ale nie chcę organizować wydarzenia.

5. Wymień pozytywne skutki zmiany.

Jeśli odsuniesz mnie od organizacji konkursu, to poczuję się sprawiedliwie potraktowana i ważna w zespole. Będę miała czas na dokończenie innych działań, które rozpoczęłam- mniejszych, ale również ważnych.

6. Wymień negatywne konsekwencje zaniechania zmiany.

W tym roku włączyłam się w wiele przedsięwzięć i nie zawiodłam, kolejna organizacja wydarzenia może spowodować, że czegoś zaniecham, a to odbije się na wizerunku naszej szkoły. Czuję zmęczenie tempem pracy i chciałabym, aby ono nie przekładało się na moją pracę i być może w konsekwencji doprowadziło do wypalenia zawodowego.

Podczas rozmowy obserwuj sygnały werbalne i niewerbalne, poproś o przerwę, jeśli jest taka potrzeba, rozważ również inne propozycje, ale nie ujawniaj ich od razu i dąż do rozwiązania sprawy, a nie eskalacji problemu.

Na podstawie książki: M. McKay, M. Davis, P. Fanning ,,Sztuka skutecznego porozumiewania się" GWP 2019)